Los bots se abren camino
Automatizar las tareas cotidianas puede dejar más tiempo libre para interactuar con el equipo.
Por Priya Patra
M i nuevo mejor amigo en la dirección de proyectos es un robot. Desde que comencé a usar programas de software el
año pasado para automatizar el trabajo repetitivo,
tengo más tiempo para dedicarme al análisis, a
los pronósticos y al establecimiento de relaciones
—todos aspectos que los seres humanos hacemos
mejor.
Antes de los bots, comenzaba el día coordinando
reuniones, haciendo seguimiento al estado de
todas las tareas del equipo y reuniendo datos para
generar informes de estado para los interesados de
los distintos proyectos. Mi semana terminaba con
seguimientos y aprobaciones de hojas de registro de
tiempo, llenando planillas con las horas dedicadas al
proyecto para predecir costos e ingresos, y haciendo
seguimiento a la salud financiera del proyecto.
A medida que el equipo crecía y se dispersaba por el
mundo, estas tareas se volvían más difíciles. Pasar más
del 50% del tiempo coordinando y reuniendo datos me
deja menos tiempo para tomar las mejores decisiones
para el proyecto. Los programas de software me han
ayudado a automatizar las siguientes tareas:
Control de tiempo: El bot que desarrollamos
con UiPath Software hace seguimiento de las
entradas de planificación de entregas e iteraciones,
genera un gráfico burndown y envía un correo
electrónico a todos los interesados sobre el avance
de cada tarea. Incluso evalúa qué equipo tiene un
mayor nivel de cumplimiento y publica una tabla
de clasificación semanal, lo que constituye un
incentivo para que los equipos cumplan con las
entradas de las hojas de registro de tiempo.
Creación de un backlog de producto: El bot
reconoce la categoría de un ticket (si es un error
de producción o una solicitud de cambio) y genera
problemas o historias en el backlog del producto. Lo
anterior implica que pasamos menos tiempo creando
un backlog de producto predefinido, porque el bot lo
prepara antes de las sesiones de refinamiento.
Coordinación de reuniones standup: Podemos
reunir automáticamente a los miembros del equipo
en un chat compartido en cualquier momento del
día. El equipo entrega actualizaciones y el bot hace
seguimiento de las tareas asignadas a cada miembro
del equipo, destacando cualquier impedimento.
Análisis de causa raíz: El bot recoge datos, crea
un análisis Pareto de los defectos en cada etapa del
ciclo de vida del desarrollo del software y envía un
informe. Todo lo que debemos hacer es hablar sobre
las medidas preventivas y correctivas. Sin los bots,
este trabajo preparatorio tomaría cerca de dos días.
Control de cumplimiento: El bot de auditoría
de cumplimiento permite identificar los
elementos abiertos, envía correos electrónicos
de seguimiento y documenta el estado. Controla
el avance en función del plan del proyecto o la
lista de verificación de auditoría, y automatiza los
informes, las plantillas y las presentaciones del
comité de auditoría.
Gracias a los bots, interactúo más con mis equipos
y los interesados, y puedo comprender mejor sus
inquietudes y actuar según su retroalimentación. Sé
que algunos podrían considerar los programas de
software como una amenaza para sus carreras, pero
usar bots para realizar mis tareas repetitivas solo
me ha dado un mayor valor. Tener más tiempo para
planificar y realizar pronósticos permite mejorar
los resultados de los proyectos. Si mis proyectos
tienen éxito y los interesados están contentos, no veo
manera de que pierda mi trabajo. PM
Priya Patra, PMP, es colaboradora habitual de
ProjectManagement.com, Directora de Programa
en el sector de TI y vive en Mumbai, India.
Pasar más
del 50%
del tiempo
coordinando
y reuniendo
datos me deja
menos tiempo
para tomar
las mejores
decisiones
para el
proyecto.
Voces ENTRÉGUELO
IS
TO
CK
PH
OT
O
( 2
)
